Какие задачи стоит автоматизировать и как разложить их на шаги

После этого урока вы сможете посмотреть на свою обычную рабочую неделю и назвать две-три задачи, которые действительно стоит перевести на помощь ИИ. И сможете разложить одну такую задачу на шаги так, чтобы было видно, где помощник экономит время, а где только мешает. Это переход от разовых удачных запросов к повторяемому процессу: тому, что работает и в понедельник, и через два месяца.

Три признака подходящей задачи

Не всякую задачу стоит автоматизировать, даже если помощник с ней справляется. Смысл появляется, когда сходятся три условия: задача повторяется, она имеет текстовую форму, и у результата есть быстро проверяемый признак качества. Если хотя бы одно из них не выполняется, вы потратите на настройку больше времени, чем сэкономите. К этим трём в списке ниже добавлены ещё два признака — предсказуемый вход и терпимая цена ошибки: без них автоматизация возможна, но обходится дороже.

• Повторяется: вы делаете это не реже раза в месяц, а лучше раз в неделю
• Текстовая форма: и вход, и результат можно записать словами или таблицей
• Проверяемый результат: вы за минуту понимаете, годится черновик или нет
• Предсказуемый вход: каждый раз примерно один и тот же набор материалов
• Терпимая цена ошибки: неточность заметна на проверке, а не после отправки

Третий признак — самый важный и его чаще всего упускают. Если вы не можете за минуту сказать, хорош ли черновик, то проверка съест всё сэкономленное время. Хороший критерий формулируется коротко: «все сроки и фамилии совпадают с исходником», «есть все четыре раздела», «нет обещаний, которых мы не можем выполнить». Если такой фразы не находится, задача пока не готова к автоматизации, и начинать надо с того, чтобы договориться с собой о требованиях к результату.

Разработать позиционирование компании на следующий год. Делается раз в год, каждый раз с чистого листа, результат оценивается спорами на совещании.

Готовить сводку по проекту из заметок трёх участников. Делается каждую пятницу, вход — текстовые заметки, результат считается годным, если все решения и сроки на месте и уложились в одну страницу.

Инвентаризация рабочей недели

Найти такие задачи по памяти сложно: самые повторяющиеся дела мы замечаем хуже всего, потому что они привычны. Проще завести на неделю простой журнал и записывать всё, что заняло больше пятнадцати минут. В конце недели вы увидите не то, что кажется главным, а то, что действительно съедает время. Затем пройдите по списку и отметьте всё, что встретилось дважды и чаще, — это и есть кандидаты.

• Название задачи обычными словами, без внутренних сокращений
• Как часто она возникает: ежедневно, еженедельно, раз в месяц
• Сколько минут заняла в этот раз
• Из чего состоял вход: письма, заметки, выгрузка, запись разговора
• Как выглядит результат, который вы готовы отдать дальше

Разложить задачу на шаги

Типичная ошибка — попытаться закрыть всю задачу одним длинным промтом. Помощник смешивает шаги, теряет часть материала, а вы не понимаете, на каком месте всё пошло не так, и переписываете задание целиком. Надёжнее разложить задачу на шаги и посмотреть, где помощник действительно силён. Почти любая повторяющаяся работа с текстом раскладывается на один и тот же набор.

• Собрать вход: письма, заметки, выгрузки, записи встреч
• Привести к единому виду: убрать лишнее, разложить по пунктам
• Сделать черновик: сводку, письмо, план, ответ, описание
• Проверить черновик по своим требованиям
• Оформить и отправить: адресаты, вложения, подпись

Шаг 1. Я собираю заметки трёх человек в один файл — вручную, две минуты.
Шаг 2. Помощник приводит заметки к единому виду: разделяет на «Сделано», «Решения», «Риски», «Сроки».
Шаг 3. Помощник пишет черновик сводки на одну страницу по заданной структуре.
Шаг 4. Я сверяю сроки и фамилии с исходными заметками.
Шаг 5. Я добавляю абзац от себя — что это значит для следующей недели — и отправляю.

Что всегда остаётся за вами

Помощник хорошо перерабатывает текст: сжимает, структурирует, переписывает под нужный формат. Он плохо отвечает за последствия и не знает того, чего нет в присланном материале. Поэтому часть шагов возвращать себе нужно осознанно, а не по остаточному принципу — тогда вы перестанете перечитывать каждый черновик целиком и начнёте проверять только то, что действительно требует проверки.

• Решение о том, что важно, а что можно опустить
• Факты: цифры, даты, фамилии, суммы — их вы сверяете сами
• Тон в чувствительных случаях: отказ, претензия, плохие новости
• Ответственность за отправку: подпись под текстом всё равно ваша

Вот мои заметки за неделю, сделай отчёт для руководителя, проверь его и отправь.

Ниже — рабочие заметки трёх участников проекта за неделю. Приведи их к единому виду: раздели содержание на четыре раздела — «Сделано», «Принятые решения», «Риски», «Сроки». Ничего не додумывай: если по разделу нет данных, напиши «нет данных». Сохраняй формулировки авторов там, где это возможно.

Заметки:
===
Петров: макет главной страницы согласовали, правки от юристов внесены
Смирнова: подрядчик просит перенести запуск на неделю, решение пока не приняли
Козлов: счёт от типографии пришёл, оплатить нужно до конца месяца
===