Письма, ответы и черновики документов

После этого урока вы сможете за несколько минут получать пригодный черновик делового письма, ответа на входящее и внутреннего документа — регламента, инструкции, памятки. Мы разберём, что именно нужно дать модели на входе, какой формы должен быть запрос и как проверять результат, прежде чем поставить под ним своё имя.

Письмо начинается не с текста, а с вводных

Модель не знает ни вашего адресата, ни истории переписки, ни того, что вы можете обещать. Если попросить «напиши письмо клиенту о задержке», вы получите вежливый набор общих слов, который придётся переписывать целиком. Полезный запрос отвечает сразу на несколько вопросов: кто пишет и кому, что произошло на самом деле, какого действия вы ждёте от адресата, в каком тоне и в каких рамках нужно остаться и в каком виде нужен результат.

• Кто вы для адресата: поставщик, коллега из соседнего отдела, руководитель проекта
• Факты: даты, суммы, номера заказов, что уже сделано
• Цель письма: одно действие, которого вы ждёте от адресата
• Тон: нейтральный, извиняющийся, твёрдый, дружелюбный
• Ограничения: длина, чего не обещать, каких формулировок избегать
• Формат: нужна ли тема письма, список, подпись

Напиши клиенту письмо о том, что мы не успеваем в срок.

Ты помогаешь мне написать деловое письмо на русском языке.

Контекст: я руководитель проекта в компании-подрядчике, мы делаем для клиента сайт. Срок сдачи по договору — 20 числа, реально сдадим 27 числа: заказчик две недели согласовывал тексты, и это сдвинуло вёрстку.

Задача: написать письмо контактному лицу заказчика.

Что должно быть в письме:
— факт переноса и новая дата;
— короткое объяснение причины без обвинений;
— что мы делаем, чтобы не сдвинуть остальные этапы;
— просьба подтвердить новую дату ответным письмом.

Требования: нейтрально-деловой тон, до 150 слов, без извинений в каждом абзаце, не обещать компенсацию и не упоминать штрафы. Отдельно предложи вариант темы письма.

Обратите внимание на строку «не обещать компенсацию». Запреты работают не хуже указаний: модель по умолчанию старается быть максимально приятной и легко раздаёт обязательства, которых вы не давали. Перечислите то, чего в письме быть не должно, — это экономит целый круг правок.

Ответ на входящее письмо

Здесь у вас уже есть главный источник контекста — само письмо. Вставьте его в запрос целиком, отдельным блоком, и явно обозначьте, где заканчивается чужой текст и начинается ваша инструкция. Дальше опишите свою позицию: с чем вы согласны, с чем нет, что готовы предложить. Без этого модель ответит «вообще» — то есть согласится сразу со всем.

Ниже — письмо, которое я получил. Напиши ответ на него от моего имени.

=== ПИСЬМО КЛИЕНТА ===
Добрый день. Мы получили партию по заказу №4471. В трёх коробках повреждена упаковка, часть товара внутри помята. Просим заменить всю партию и компенсировать простой склада.
=== КОНЕЦ ПИСЬМА ===

Моя позиция:
— повреждение возможно, партию везла транспортная компания, у нас есть фото отгрузки;
— готовы заменить содержимое трёх коробок, всю партию менять не будем;
— компенсацию простоя не обсуждаем до результатов разбора с перевозчиком;
— прошу прислать фотографии повреждений и акт приёмки.

Требования: спокойный тон, без признания вины и без спора, до 180 слов, закончить конкретным списком того, что мы просим прислать.

Черновики документов и регламентов

Внутренние документы — инструкции, регламенты, памятки для новых сотрудников — отнимают время не потому, что их трудно писать, а потому, что трудно начать и удержать единую структуру. Здесь модель полезна как каркас: вы описываете процесс так, как рассказали бы коллеге вслух, а на выходе получаете упорядоченный текст с разделами, ролями и последовательностью шагов.

• Название процесса и его границы: с чего начинается, чем заканчивается
• Участники и роли: кто инициирует, кто согласует, кто исполняет
• Шаги в том порядке, в котором они происходят на самом деле
• Сроки и условия: что делать, если согласование не пришло вовремя
• Исключения и частые ошибки, которые вы хотите закрыть этим документом
• Формат: нумерованные пункты, таблица ролей, желаемый объём

Сделай черновик внутреннего регламента на русском языке.

Процесс: согласование счетов на оплату в компании из 40 человек.

Как это происходит сейчас:
1. Сотрудник получает счёт от поставщика и загружает его в общую папку.
2. Руководитель отдела подтверждает, что расход нужен и укладывается в бюджет отдела.
3. Бухгалтерия проверяет реквизиты и наличие договора.
4. Финансовый директор подписывает счета свыше 100 тысяч рублей.
5. Бухгалтерия оплачивает по графику: платежи уходят по вторникам и четвергам.

Больные места: счета приносят в день оплаты, часто нет договора, никто не знает, на каком этапе находится счёт.

Структура документа: назначение, участники и зона ответственности каждого, порядок действий по шагам, сроки на каждом шаге, что делать при отклонении от порядка. Нумерованные пункты, деловой стиль, без вводных фраз о важности процесса.

В конце отдельно выпиши список вопросов, которые нужно уточнить у меня, чтобы документ стал полным.

Черновик регламента нельзя рассылать в том виде, в каком он вышел. Модель уверенно допишет то, чего вы не говорили: срок «в течение трёх рабочих дней», ссылку на несуществующее приложение, роль, которой в компании нет. Пройдите документ по пунктам и вычеркните всё, чего вы не утверждали сами.

Как проверять то, что получилось

Проверка занимает меньше времени, чем кажется, если идти по списку, а не смотреть «на глаз». Опасны не корявые фразы — их видно сразу. Опасны гладкие предложения с выдуманным содержанием: сумма, которой не было, срок, о котором не договаривались, ссылка на пункт договора, которого в нём нет.

• Цифры, даты, имена и номера — сверить с источником, а не с памятью
• Обязательства: нет ли обещаний, которых вы не давали
• Тон: прочитать глазами адресата, а не своими
• Лишнее: вводные абзацы о важности и заботе обычно удаляются целиком
• Полнота: есть ли в письме ответ на главный вопрос адресата
• Конфиденциальность: не попали ли в текст данные, которых адресату видеть не следует

Под письмом стоит ваша подпись, а не подпись модели. Это не формальность: спрашивать будут с вас, и объяснение «так написал AI» не работает ни с клиентом, ни с руководителем. Считайте черновик тем, чем он и является, — сырьём, которое вы доводите до отправки.