Длинные тексты и поиск вариантов

После этого урока вы сможете быстро разбираться в длинных документах — отчётах, договорах, переписках, расшифровках — и получать не «пересказ вообще», а именно ту выжимку, которая нужна вам для решения. Вторая половина урока про генерацию вариантов: заголовков, формулировок, подходов к задаче, когда своя голова уже пустая.

«Сожми текст» — это ещё не задача

Просьба «сократи» не содержит главного: для кого и ради какого решения делается выжимка. Одно и то же техническое задание для руководителя сжимается в три строки про сроки и деньги, для исполнителя — в список требований, для юриста — в перечень обязательств. Скажите, кто будет читать результат и какое решение он принимает, и качество выжимки меняется резко.

• Для руководителя: суть, требуемое решение, сроки и деньги
• Тезисы: 5–7 пунктов, каждый — законченная мысль
• Что изменилось по сравнению с предыдущей версией
• Риски и слабые места, без пересказа остального
• Действия, которые вытекают из текста, с указанием ответственного
• Вопросы, на которые текст не отвечает

Сократи этот отчёт.

Ниже квартальный отчёт отдела продаж.

Сделай из него выжимку для руководителя, который прочитает её за пять минут до планёрки и должен решить, увеличивать ли бюджет отдела на следующий квартал.

Формат:
1. Главное в трёх предложениях.
2. Цифры, важные для этого решения, — только те, что есть в тексте, с указанием периода.
3. Что в отчёте выглядит слабо обоснованным.
4. Три вопроса, которые стоит задать автору отчёта.

Не добавляй ничего, чего нет в тексте. Если данных для пункта не хватает, так и напиши: «в отчёте нет данных».

С очень длинными документами работает простой приём: разбейте текст на части по смыслу — главы, разделы, дни переписки — и обработайте по частям, а потом попросите свести полученные выжимки в одну. Так вы заодно понимаете, какая часть документа отвечает за какой вывод, и можете проверить именно её.

Вопросы к тексту вместо пересказа

Часто вам не нужен пересказ — нужен ответ на конкретный вопрос: есть ли здесь условие об автоматическом продлении, что мы обещали по срокам поддержки, кто отвечает за приёмку. Такой запрос и точнее, и проще проверяется: вы просите не рассуждать, а найти и процитировать.

Ниже текст договора. Найди в нём всё, что относится к срокам и к ответственности за их нарушение.

Для каждого найденного пункта дай:
— номер пункта;
— точную цитату;
— пересказ одной фразой обычным языком.

Если по какой-то из этих тем в договоре ничего нет, так и напиши. Не оценивай, выгодны ли условия, — только то, что есть в тексте.

У этого способа есть предел: в длинном документе модель может что-то пропустить, особенно если нужное условие сформулировано непривычно. Поэтому для юридически и финансово значимых текстов результат — это подсказка, куда смотреть, а не заключение. Решение принимается по исходнику.

Идеи и варианты

Вторая сильная сторона модели — быстро выдать много черновых вариантов. Стратегию она за вас не придумает, но снимет самый дорогой этап работы — пустой лист. Правило простое: просите не «хорошую идею», а десяток разных, с явно заданными рамками, и берите выбор на себя.

• Задайте рамки: аудитория, канал, длина, чего точно не нужно
• Просите заведомо больше вариантов, чем нужно: из десяти пригодятся два
• Требуйте разнообразия подходов, а не десяти перефразировок одного
• Просите пометить, чем варианты отличаются друг от друга
• Отдельным шагом попросите критику трёх лучших вариантов

Мне нужно 10 вариантов темы письма для рассылки по клиентам небольшой бухгалтерской компании.

О чём письмо: с нового квартала мы переходим на электронный обмен документами, клиенту нужно один раз подтвердить согласие в личном кабинете.

Рамки: до 60 знаков, без восклицательных знаков, без слов «уникальный», «специальный», «спешите». Аудитория — руководители малых компаний, почту читают бегло.

Сделай варианты разными по подходу: часть про действие, часть про выгоду, часть нейтрально-информационные. После списка коротко напиши, какие три варианта ты считаешь самыми понятными и почему.

Выбор всегда за вами, потому что модель не знает того, что знаете вы: как в прошлый раз отреагировали клиенты, что руководитель не переносит слово «оптимизация», что у соседнего отдела недавно была похожая рассылка. Это не недостаток инструмента, а разделение труда: перебор — машине, решение — вам.

Связка: сначала разобрать, потом предложить

Два приёма хорошо соединяются в одной задаче. Допустим, у вас двести ответов из опроса сотрудников. Сначала вы просите сгруппировать их по темам с указанием, сколько ответов попало в каждую группу. Затем — по трём самым частым темам предложить по три возможных действия с грубой оценкой трудоёмкости. Первый шаг даёт факты, второй — материал для обсуждения.

Не сваливайте оба шага в один запрос. Когда модель одновременно анализирует и предлагает, она незаметно подгоняет анализ под красивое предложение, и вы уже не различаете, где данные, а где идея. Разделяйте: сначала «что есть», потом «что с этим делать».